Wir wissen, dass das Vorbereitungstreffen eine unerlässliche Voraussetzung für eine produktive open space Veranstaltung ist. Es findet statt, nachdem der Veranstalter entschieden hat, dass open space das geeignete Verfahren für die Bearbeitung der vorliegenden Fragestellung ist. Die Entscheidung darüber wurde nach dem vorhergehenden Kontaktgespräch getroffen.

Sinn und Zweck des Vorbereitungstreffens ist es:

• sich über die Erwartungen an die Ergebnisse der Veranstaltung Klarheit zu verschaffen,
• den Titel für die Veranstaltung festzulegen,
• sich darüber zu verständigen, wer alles zu der Veranstaltung eingeladen wird, damit die Erwartungen an die Ergebnisse unter dem gewählten Titel auch tatsächlich eintreten können,
• die anstehenden organisatorischen Aufgaben zu benennen und festzulegen, wer sie übernimmt.
  
  

Rahmenbedingungen für das Vorbereitungstreffen:

• es findet acht bis 12 Wochen vor der Veranstaltung statt,
• es nimmt ein Querschnitt der erwarteten Teilnehmerschaft, einschließlich des Veranstalters, teil, damit bei dem Treffen selbst alle notwendigen Entscheidungen abschließend getroffen werden können,
• es dauert einen halben Tag (einen Vor- oder Nachmittag)
• es wird an dem Veranstaltungsort durchgeführt, um die lokalen Rahmenbedingungen (Ausstattung, Personal, Technik, Catering, etc.) berücksichtigen zu können.